Vacature Document Controller

Document Controller

Papendrecht

Wat beloven wij jou?

• Werken aan toonaangevende projecten
• Ervaring opdoen op het gebied van infrawerk
• Veel eigen verantwoordelijkheid

Wat vragen wij van jou?

• Je bent een kei in plannen en overzicht bewaren
• Je vindt het leuk om met diverse mensen te werken
• Groot verantwoordelijkheidsgevoel

Make your mark

Ben jij het administratieve organisatietalent die alle denkbare documenten voor het uitwerken van onze projecten in de tenderfase beheert en hierin de communicatie met alle betrokkenen verzorgt? Lees dan snel verder.

Nadat een project van Boskalis Nederland is gekwalificeerd, begint jouw verantwoordelijkheid met het opzetten en bijhouden van de SharePoint-omgeving en het communicatieportaal, TenderNed, Mercell, en overige (externe) portalen. Tijdens de tenderfase vindt hier de dagelijkse communicatie plaats met de aanbestedende dienst. Alle documenten die betrekking hebben op de tender worden hier door de aanbesteder aangeleverd. Jij plaatst deze op de interne tenderportal (SharePoint) en hier draag je zorg voor versiebeheer. Ook stel je de vragen vanuit het tenderteam op de externe portal (TenderNed o.g.) en verwerkt de antwoorden als deze binnenkomen. Hierin is het belangrijk dat het team zo snel mogelijk van deze informatie wordt voorzien. Je beheert de SharePoint portal met betrekking tot de toegang, stuurt op deadlines voor het indienen van vragen en antwoorden en faciliteert bij het indienen van de complete aanbieding. Je ondersteunt de projectmanager / procesmanager bij het beheren van de actuele contractdocumentatie.

Wat ga je doen als Document Controller

• Je treedt op als het eerste aanspreekpunt voor meerdere tenderteams, de aanbesteder en onderaannemers met vragen over het documentbeheersysteem (DMS) en de projectdocumentatie.
• Binnen het projectteam ben jij verantwoordelijk voor het DMS en instrueer je de betrokken partijen over het juiste gebruik ervan.
• Je bent verantwoordelijk voor de registratie en verwerking van projectdocumentatie en de distributie naar de aanbesteder en externe partijen.
• Als integraal onderdeel van het tenderteam rapporteer je proactief aan het projectteam en de aanbesteder over de status van inkomende en uitgaande documenten.
• Je identificeert actief problemen en knelpunten met betrekking tot zowel de documenten als de werking van het DMS en communiceert deze met het projectteam respectievelijk je manager.

• In het bezit van ten minste een mbo-diploma.
• Minimaal 2 jaar relevante werkervaring in een soortgelijke administratieve, organisatorische functie waarin je informatie hebt moeten structuren en communiceren.
• Bij voorkeur kennis van een Document Management Systeem en MS Office-toepassingen (in het bijzonder SharePoint en Relatics).
• Een goede beheersing van de Nederlandse taal
• Je bent ondernemend en neemt tijdig actie en je weet structuur aan te brengen in zeer grote hoeveelheid aan informatie/documenten.
• Je bent accuraat en hebt oog voor detail
• Je kunt je goed focussen en hebt een heler inzicht in processen.

Wij bieden

• Een dynamische werkomgeving: Een baan waarbij je impact kan maken bij een toonaangevend bedrijf en waar je deel uitmaakt van een divers team van experts.
• Salaris en meer : Naast een goed salaris ontvang je vakantiegeld, 31 vakantiedagen, een premievrij pensioen, bedrijfsregelingen zoals collectieve ziektekostenverzekering, reiskostenvergoeding en een mobiliteitsbudget.
• Carrièremogelijkheden : Volop mogelijkheden om persoonlijk en professioneel alles uit je carrière te halen. Daag je zelf uit met (online) trainingen in onze Boskalis Academy.
• Boskalis campus : Ervaar de unieke Boskalis vibe op onze locatie in Papendrecht, compleet met restaurants, sportvelden en een kade waar onze schepen aanmeren. We bieden een state-of-the-art auditorium, brainstormruimtes, experience center voor klantvergaderingen en een nieuwe koffieplek waar je kunt afspreken met collega's.
• Young Boskalis: Ben jij jonger dan 36? Kom dan bij Young Boskalis! Maandelijkse sociale en sportieve activiteiten, variërend van pubquizzen, yoga, bootcamps en een jaarlijkse zeilbootrace. Ook netwerken en kennis delen zijn een belangrijk onderdeel van Young Boskalis.

Over Boskalis

Werken bij Boskalis betekent letterlijk een nieuwe horizon creëren op een zo duurzaam mogelijke manier. In een wereld waar bevolkingsgroei, toenemende wereldhandel, vraag naar (nieuwe) energie en klimaatverandering drijvende krachten zijn, dagen we jou uit om je stempel te drukken op complexe infrastructurele en maritieme projecten.

Over Boskalis Nederland

Tijdens je werk met je voeten in de Nederlandse klei of zand staan, maar wél met de voordelen van een groot internationaal bedrijf: dat is werken bij Boskalis Nederland. Met onze projecten veranderen we de kaart van Nederland en houden we Nederland veilig, leefbaar en bereikbaar. Bij ons werken elke dag zo'n duizend medewerkers met passie en trots aan een breed scala van toffe projecten.

Meer over Boskalis Nederland en de collega's vind je hier .

Interested?

• Jouw team: 5 document controllers. Het team is onderdeel van het cluster projectbeheersing, met 45 collega's in totaal.
• Waar kom je te werken: We werken hybride. In overleg met je manager en je team werk je deels thuis en deels op kantoor/op onze projecten.
• Fulltime/ parttime: De functie van Document Controller is fulltime of parttime te vervullen (24 tot 40 uur per week).
• We voeren sollicitatiegesprekken online en op kantoor. Denken we allebei dat we een goede match zijn na deze gesprekken, dan zullen we je een mooie aanbieding doen. Ben jij daar blij mee? Welkom aan boord!

We staan je graag te woord om al je vragen over de functie van Document Controller te beantwoorden. Neem contact op met ( )

Geïnteresseerd?

Wij accepteren geen ongevraagde sollicitaties of cv's van W&S-bureaus. Acquisitie in de breedste zin van het woord stelt de recruitmentafdeling niet op prijs en dit geldt ook voor andere Boskalis-collega's en aanverwante bedrijven van Boskalis.

Functie:	document controller
Startdatum:	13-11-2023
Ervaring:	Ervaren
Educatielevel:	MBO
Contracttype:	Vast
Salaris:	onbekend – onbekend
Uren per week:	24 – 40

Heb je interesse in deze vacature en wil je graag op deze functie solliciteren? Neem dan contact op met Koninklijke Boskalis Westminster via onbekend of onbekend. Of bezoek hun website onbekend.